Además de la claridad en las competencias a su cargo y de contar con recursos suficientes para su financiación, las administraciones territoriales requieren una alta articulación con el gobierno nacional, así como el soporte de factores o sistemas adecuados para garantizar una gestión eficiente de los asuntos a su cargo. 

Así, deben disponer del talento humano adecuado en cantidad y calidad, de una estructura administrativa pertinente, de instrumentos y herramientas modernas en materia de planeación, presupuestación, contratación, seguimiento y evaluación para adelantar su labor transversal y sus responsabilidades sectoriales.

Diversos estudios han planteado deficiencias en la coordinación de acciones entre niveles de gobierno, y una alta heterogeneidad en las capacidades de gestión de las entidades territoriales, a partir de la disposición y uso adecuado de las variables enunciadas. Esto lleva, por supuesto, a dificultades en la producción y eficiencia de resultados y, por lo tanto, a brechas en la calidad de vida de los ciudadanos en las diferentes regiones del país. Por ello es fundamental entender de manera global y según tipologías de entidades territoriales las dificultades en su gestión para identificar las posibles reformas que potencien el proceso de descentralización en relación con la modernización de la gestión territorial.​​

Entre los principales factores para garantizar una gestión pública territorial moderna y eficiente está su estructura administrativa, en el sentido de las dependencias con que cuenta la administración para formular e implementar programas y proyectos en los temas

de su competencia, con el alcance necesario, los procesos y procedimientos establecidos para generar productos y resultados, y las interrelaciones y articulación que se da entre tales dependencias con el liderazgo del mandatario territorial.

La estructura es el soporte para una buena gestión, pero, por supuesto, se dinamiza y sustenta con el personal con que cuente la administración, que debe ser idóneo, suficiente, adecuado en perfil y en sus capacidades y aptitudes a las funciones a cumplir, con posibilidad de formación, incentivos salariales y de ascenso en la escala de cargos.

Por lo tanto, es necesario revisar cómo se encuentran estos dos factores en la gestión de las administraciones departamentales y municipales en Colombia, para identificar posibles cuellos de botella y acciones a seguir que permitan que cada administración subnacional, de acuerdo con sus competencias y recursos, tenga la estructura administrativa y la planta de personal que requiere.​​

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